Geschultes Personal, das den Überblick behält, ist neben klar geregelten Abläufen eine Voraussetzung für Einigkeit an der Rampe.
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Supply Chain Management  |  14.03.2016

Einigkeit an der Rampe

Täglich docken in Deutschland tausendfach Lkw zum Be- oder Entladen an einer Rampe an. Oftmals sorgt das Nadelöhr Rampe für Diskussionsstoff unter allen Beteiligten. Folglich ist nach wie vor Optimierungspotenzial gegeben. Jetzt haben Vertreter der FMCG-Branche unter dem Dach von GS1 Germany gemeinsam Best Practice-Lösungen für die effiziente Wareneingangsabwicklung entwickelt.

Optimierungsansätze für die Rampe

Ausgewählte Empfehlungen für effizientere Wareneingangsabwicklung


Planung und Organisation: Eine hohe Datenqualität (Stammdaten, technische Daten) ermöglicht eine logistikgerechte Anlieferung in ganzen Lagen oder Vollpaletten.

Ressourcenverfügbarkeit im Wareneingang: Geschultes Personal, Glättung des Eingangsvolumens gemäß der Auslastung der Ressourcen,Verlagerung von Sendungen in Zeiten mit geringer Auslastung.

Mitwirkung des Fahrpersonals: Der Fahrer muss den Empfänger in die Lage versetzen, die Ware zu entladen. Für weitergehende Tätigkeitensind entsprechende bilaterale Vereinbarungen ratsam.

Wareneingangskontrolle: Unterteilung in Grob- und Feinkontrolle ist aus vertraglicher Sicht sinnvoll. Der Fahrer ist nur noch bei der Kontrolle auf Transportvertragsebene anwesend.

Papierlose Dokumentation: Lieferpapiere im Layout einheitlich, klar und verständlich. Möglichst auf Papierausdrucke verzichten!

Mit Abweichungen umgehen: Kommt es zu Abweichungen vom idealen Prozess, sollten die Beteiligten proaktiv und frühzeitig darüber informiert werden. Dann wird das weitere Vorgehen abgestimmt.

Das Spannungsfeld Wareneingang lässt sich am besten durch das Beziehungsdreieck Warenversender – Warenempfänger – Logistik-Dienstleister skizzieren. Bestehen abweichende Regelungen zwischen Warenversender und Empfänger auf der einen Seite und Warenversender sowie Frachtführer anderseits, so kann dies beispielsweise beim Thema Qualität der zu tauschenden Ladungsträger zu Unstimmigkeiten an der Rampe führen: Kostbare Zeit verstreicht und die Rampe bleibt länger besetzt als notwendig, was letztlich keinem Beteiligten nützt. Was hier fehlt, sind klare und einheitliche Prozessstandards. Nach Auffassung von Matthias Haubenreißer, Senior Manager ECR-Prozesse bei GS1 Germany, „liegt der Knackpunkt in der Dreierbeziehung sowie fehlender Vertragskongruenz“ (siehe Interview). Die Vorgehensweisen an der Rampe sind nicht immer eindeutig geregelt. Ob fehlende Begleitdokumente, Warte- und Abfertigungszeiten, Zeitfensterverfügbarkeit oder Rechte und Pflichten für die Entladung: Optimierungsmöglichkeiten bestehen auf allen Prozessstufen und über alle Prozessbeteiligten hinweg.

Bedarf erkannt, Lösungen entwickelt

Dem Bedarf einer Einigung haben die Experten aus Handel, Industrie und Logistik  Rechnung getragen. Unter dem Dach von GS1 Germany als neutraler Wissensplattform entwickelten sie Lösungen für eine effizientere Wareneingangsabwicklung. Matthias Haubenreißer erklärt hierzu: „Essenziell war es, zunächst die Voraussetzungen zu definieren, etwa klare und einheitliche vertragliche Vereinbarungen zwischen allen Beteiligten. Um Optimierungspotenziale zu identifizieren, haben wir uns zum Beispiel gefragt, was genau eine logistikgerechte Bestellung ausmacht oder wie mittels konsequenter Nutzung von EDI-Nachrichten und NVE eine lückenlose Statusverfolgung in der Kette erfolgen kann.“ Die Expertengruppe, der Unternehmen wie Globus, Kaiser’s Tengelmann, Dr. Oetker, Procter & Gamble, Dachser sowie Kraftverkehr Nagel angehörten, verständigte sich auf Punkte, die den Ablauf von der Warenbestellung bis zur Vereinnahmung effizienter machen können.

Nachzulesen sind die Empfehlungen in der Publikation „Effiziente Wareneingangsabwicklung im FMCG- Bereich“. Gemeinsam sprechen sich Vertreter von Handel, Industrie und Logistik für Best Practice-Lösungen aus. Ziel der Anwendungsempfehlung ist es, Möglichkeiten für eine transparente und reibungslose Zusammenarbeit an der Schnittstelle Rampe aufzuzeigen. Ein Beispiel: Oft sorgt die Dokumentation rund um die angelieferte und vereinnahmte Ware für Diskussionsstoff. Daher sollten die Papiere, die zum Zeitpunkt der Anlieferung beim Empfänger vorgelegt werden, im Layout einheitlich, klar und verständlich sein. Dabei sind verschiedene Szenarien möglich: Im Best Practice-Verfahren wird beinahe komplett auf Papierausdrucke verzichtet. Doch auch Alternativen hierzu sind, je nach Infrastruktur der Beteiligten, möglich.

Unterschiedliche Prozesszeiten

Ein zweites Beispiel ist die Wareneingangskontrolle. Hier gibt es zwei mögliche Prozessszenarien: die Kontrolle auf Ebene der Master-NVE/Versandeinheiten (Transportvertrag) und die Prüfung auf Ebene der Artikeleinheit (Kaufvertrag). In der Praxis fallen beide Prozesse oft zusammen. Die Aufenthaltszeit und die Rampenbelegzeit lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen verkürzen, wenn der Prozess in Grob- und Feinkontrolle unterteilt wird. Im Zweistufenmodell wird im Beisein des Fahrers nur eine Grobkontrolle auf Ebene der Master-NVE/Versandeinheit vorgenommen und quittiert. Geprüft werden die Anzahl der Versandeinheiten, die äußerliche Unversehrtheit und eventuell die Temperatur. Dann verlässt der Lkw die Rampe wieder. In Abwesenheit des Fahrers erfolgt dann die Feinkontrolle durch den Empfänger auf Artikelebene.

Dies sind nur zwei Beispiele aus der Anwendungsempfehlung. Ziel aller Best Practice-Szenarien ist eine einfache, reibungslose und transparente Abwicklung über alle Prozessstufen hinweg. Hierzu erklärt Helge Reimers, Leiter Supply Chain Management bei der Globus SB-Warenhaus Holding: „Die optimalen Prozesse am Wareneingang und die Möglichkeit, Störrisiken zu verringern, sind erstmals klar herausgearbeitet worden.“ Für die erfolgreiche Umsetzung entlang der gesamten Wertschöpfungskette braucht es nun von allen Beteiligten die kooperative Bereitschaft, an den eigenen Prozessen Veränderungen vorzunehmen. Helge Reimers jedenfalls ist überzeugt: „Gemeinsam lässt sich das Konfliktpotenzial an der Schnittstelle Rampe deutlich verringern.“ Die Motivation dafür sollte eigentlich vorhanden sein. Denn Streit an der Rampe schadet allen Beteiligten.

Bedarf an einheitlichen Vorgehensweisen

3 Fragen an Matthias Haubenreißer, Senior Manager ECR-Prozesse bei GS1 Germany

STANDARDS: Herr Haubenreißer, warum geht an der Rampe noch immer viel Zeit verloren?

Matthias Haubenreißer: Die Beteiligten diskutieren immer wieder über Prozesse, Zuständigkeiten und den Umgang mit Abweichungen. Es gibt keine einheitlichen Vorgehensweisen. Hinzu kommt etwas, das ich fehlende Vertragskongruenz nenne. Hersteller und Händler regeln in einem Kaufvertrag z. B. Einzelfragen wie den Palettentausch. Analog sollte dies im Frachtvertrag mit dem Spediteur geregelt sein. Ist dies nicht der Fall, kann es an der Handelsrampe Diskussionsbedarf zum Palettentausch zwischen Frachtführer und Warenempfänger geben.

STANDARDS: Können Sie ein weiteres Beispiel skizzieren?

Matthias Haubenreißer: Eine regelmäßige Herausforderung sind saisonale Spitzen. Kurz vor Weihnachten etwa muss extrem viel Ware durch das Nadelöhr Rampe. Warteschlangen sind fast zwangsläufig. Denn Händler richten die Kapazität ihrer Rampe nicht an Spitzenzeiten aus, sondern suchen nach Möglichkeiten wie zum Beispiel Anlieferungen an einem Samstag. Das freilich ist nicht die präferierte Zeit für Spediteure, weil sie dann oft mangels Rückfrachten mit leerem Lkw wieder zurückfahren.

STANDARDS: Wie ließen sich die Abläufe harmonischer gestalten?

Matthias Haubenreißer:Auch wenn der Ausgangspunkt immer die bedarfsgerechte Warenversorgung im Handel ist, können im einen oder anderen Fall Potenziale durch ein logistikgerechteres Bestellverhalten generiert werden. Zudem beginnen reibungslose Abläufe im Wareneingang mit einem Bewusstsein für die vertraglichen Vereinbarungen zwischen den Beteiligten. Werden dann noch die GS1 Identifikations- und Kommunikationsstandards bis hin zu einem papierlosen Wareneingang genutzt, schafft dies Transparenz und Vorteile für alle Beteiligten in der Kette

Foto: HBSS/Corbis.com
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