Bereits beim Kommissionieren im Agaplesion Logistikzentrum erfolgt ein Barcode-Scan. Die Daten zu allen Artikeln stehen jederzeit im Warenwirtschaftssystem zur Verfügung – auch direkt im OP-Saal.
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Healthcare  |  12.12.2016

Barcode-Scan statt Listenschreiben

Die Agaplesion Frankfurter Diakonie Kliniken setzen auf die Steuerung von Klinikprozessen mit Barcode-Scanning auf Basis von GS1 Standards. Dies ermöglicht eine fallbezogene, lückenlose Dokumentation, ein transparentes Kostencontrolling sowie die schnelle Rückverfolgung von Medizinprodukten – ein entscheidender Schritt für die Patientensicherheit.

Zum Unternehmen

Die Agaplesion Frankfurter Diakonie Kliniken gemeinnützige GmbH, kurz FDK, ist Trägerin des Agaplesion Markus Krankenhauses in Frankfurt-Ginnheim sowie des Agaplesion Bethanien Krankenhauses in Frankfurt-Bornheim. Hierbei bilden die FDK eine Tochtergesellschaft der Agaplesion gemeinnützige AG, die bundesweit über mehr als 100 Standorte im Gesundheitswesen verfügt. Als christlicher Gesundheitskonzern hat Agaplesion es sich zur Aufgabe gemacht, fortschrittliche Medizin und exzellente Pflege mit christlichen Werten zu verbinden. Die beiden Krankenhäuser in Frankfurt am Main verfügen zusammen über rund 900 Betten. Mit ihnen, plus der engen Vernetzung mit dem Agaplesion Logistikzentrum im nahegelegenen Obertshausen, sowie mit vier Senioreneinrichtungen verfügt das Unternehmen über gebündelte medizinische und pflegerische Kompetenz für das Rhein-Main-Gebiet – und für jedes Lebensalter.

Am 1. Oktober 2015 trat die Neufassung der Medizinprodukteabgabe-verordnung (MPAV) in Kraft. Sie hält Gesundheitseinrichtungen unter anderem dazu an, die Patientensicherheit bei implantierbaren Produkten zu verbessern. So sieht die MPAV vor, dass im Falle eines Produktrückrufs die betroffenen Patienten innerhalb von drei Tagen anhand des Typs und der Chargen- oder Seriennummer des Implantats sowie des Namens der verantwortlichen Einrichtung ermittelt werden können.
Die Absicht, die hinter der Neufassung der MPAV steht, ist begrüßenswert. Denn in vielen Kliniken laufen die Dokumenta-tionsschritte im OP-Saal noch immer manuell ab. Das heißt: Implantate und andere Medizinprodukte werden samt der Chargen- und Seriennummer handschriftlich erfasst. Dies führt häufig zu Übertragungsfehlern und ist gleichzeitig mit erheblichem Zeitaufwand verbunden – was im Ernstfall für den Patienten sogar gefährlich werden kann. Sylvia Reingardt, Senior Branchenmanagerin Healthcare bei GS1 Germany, bringt das Problem auf den Punkt: „Der mangelnde Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie, fehlende Standardisierung zur Identifikation von Artikeln und fehlendes Stammdatenmanagement können sich als große Hemmnisse erweisen, wenn es bei einer Rückrufaktion darum geht, Patienten und Produkte kurzfristig zu ermitteln.“

Stammdatenqualität als Basis

Für maximale Patientensicherheit – und zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit – setzen die Agaplesion Frankfurter Diakonie Kliniken auf eine ganzheitliche Steuerung der Klinikprozesse per Barcode-Scanning auf Basis von GS1 Standards. So werden eine fallbezogene, lückenlose Dokumentation, Rückverfolgbarkeit und nicht zuletzt ein transparentes Kostencontrolling ermöglicht. Bei der Hard- und Software entschied sich Agaplesion für das Orbis-System von Agfa HealthCare. Als Lesegeräte kommen sogenannte CRIDs (Code Reader, Interpreter & Dispatcher) zum Einsatz, die über eine Schnittstelle mit der Materialwirtschaft kommunizieren.
Erster Schritt ist das Einlesen der Barcodes sämtlicher Artikel beim Kommissionieren im Agaplesion Logistikzentrum in Obertshausen bei Frankfurt. Bei der späteren Verwendung während einer Operation werden die Codes auf den Verpackungen der Medizinprodukte erneut mittels CRID gescannt, die hinterlegten Daten interpretiert und ins Orbis-System übertragen. Dies geschieht nicht nur bei Implantaten, sondern sämtlichen Materialien wie OP-Tray, Medikamenten und Nahtmaterial. Alles wird in Echtzeit in der digitalen Patientenakte innerhalb des Krankenhausinformationssystems erfasst.
Eine der größten Herausforderungen im Vorfeld des Projekts bestand in der Stammdatenpflege. So galt es zunächst sicherzustellen, dass alle Produkte mit Barcodes versehen sind. Gleichzeitig erfolgte eine Kontaktaufnahme mit den Lieferanten, um die benötigten Informationen zu sämtlichen Produkten einzuholen und diese dann einzupflegen. Im Ergebnis ist es jetzt möglich, über die vernetzten CRID-Module auf die jeweils neuesten Produktdaten, die im Materialwirtschaftssystem digital hinterlegt sind, zuzugreifen.

Durch den auf GS1 Standards basierenden Scanprozess haben wir fallbezogen, für jede OP und zu jeder Zeit eine eindeutige Kostenkontrolle.

Carlos Smart, OP-Manager, Agaplesion Markus Krankenhaus, Frankfurt/Main

Lohnende Investition

Abgesehen von einer Erhöhung der Patientensicherheit nutzen die Agaplesion Frankfurter Diakonie Kliniken die Chance, durch den Einsatz von GS1 Standards die Wirtschaftlichkeit ihrer Prozesse zu forcieren. Hierzu erklärt Carlos Smart, OP-Manager am Agaplesion Markus Krankenhaus in Frankfurt: „Es ist für uns enorm wichtig, ohne erhöhten Zeitaufwand die Medizinprodukte lückenlos innerhalb von drei Werktagen zu identifizieren, so wie die MPAV es vorsieht. Zudem haben wir dank des Scanprozesses fallbezogen pro OP jederzeit einen Überblick über die verwendeten Materialien und eine eindeutige Kostenkontrolle.“
Durch die Erfassung mittels CRID und das Vermeiden von Übertragungsfehlern wird stets eine vollständige Auflistung erzeugt. Das wirkt sich auch positiv auf den Abrechnungsprozess mit den Krankenkassen aus. Im Rahmen des Kostencontrollings werden alle verbrauchten Materialien pro Operation fallbezogen ermittelt, eine exakte Nachkalkulation jeder Behandlung erhöht die Erlöse des Krankenhauses. Die Anfangsinvesti-tionen von rund 20.000 Euro für Hard- und Software haben sich aus Sicht der Agaplesion Frankfurter Diakonie Kliniken bereits nach einem halben Jahr amortisiert.

Foto: Agaplesion
GS1 Germany
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