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E-Business  |  09.12.2016

Digitales Archiv für den Fiskus

Der neue Service GS1 Archiv unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen rechtssicher und papierlos zu verwalten.

Weitere Informationen

Mehr Informationen zum GS1 Archiv finden Sie unter www.gs1-archiv.de und hier.

Rund ein Drittel der Unternehmen in Deutschland setzen auf die elektronische Rechnungsabwicklung, Tendenz steigend. Denn diese verspricht mehr Effizienz, Kosten- und Zeitersparnis sowie mehr Platz im Büro, wenn dicke Aktenordner mit Papierbelegen wegfallen. Theoretisch – denn 69 Prozent der Unternehmen drucken E-Rechnungen zur Weiterverarbeitung noch immer auf Papier aus, belegt eine Studie des Forschungsinstituts Ibi Research an der Uni Regensburg im Auftrag des Wirtschaftsministeriums. 

Der Grund: Die elektronische Belegaufbewahrung stellt Unternehmen oft noch vor eine Herausforderung. Bekanntlich sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, relevante Original-Unterlagen - etwa Rechnungsdokumente und deren Korrekturen - zu archivieren und bei einer Prüfung umgehend verfügbar zu machen. Dabei gilt: Elektronische Originale sind in elektronischer Form vorzulegen. Ein einfacher Ausdruck genügt nicht. Doch die strengen Aufbewahrungskriterien sind ohne entsprechende Prozesse, spezielles Fachwissen und technische Anpassungen kaum effizient zu bewältigen.

Ein neuer Service von GS1 Germany, das GS1 Archiv, hilft insbesondere kleinen Unternehmen bei der Erfüllung rechtlicher Vorgaben. Mit dem intuitiv aufgebauten Service können Unternehmen ihre Dateien rechts- und revisionssicher für zehn Jahre aufbewahren. Dazu werden die Belege vom System so gespeichert, dass sie jederzeit einsehbar, jedoch nicht veränderbar sind. Recherchierbar sind die Dateien mittels einfacher Verschlagwortung. Das Besondere: Wer das GS1 Archiv nutzt, benötigt keine zusätzliche IT-Infrastruktur. Das System funktioniert Internet-basiert und kann jederzeit an jedem Standort genutzt werden. Die Dokumente sind nach höchsten Sicherheitsstandards in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert. Die Vernichtung der Dokumente erfolgt direkt im System, zeitaufwendiges Schreddern von Papier sowie Platz für Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Letztlich sparen die Nutzer des Archivs Zeit und Kosten bei der Erfüllung steuerrechtlicher Vorgaben und haben so mehr Kapazitäten für ihr Kerngeschäft.

Foto: Adobe Stock
GS1 Germany
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